Politique sur la protection des renseignements personnels et sur le traitement des plaintes
Objectif
Par l’adoption de la présente politique, Tournoi hockey féminin St-Georges (l’«Organisme ») reconnaît l’importance de la protection des renseignements personnels et se préoccupe de la façon dont il traite ces renseignements.
Champ d’application
La présente politique vise tous les renseignements personnels détenus par l’Organisme dans le cadre de ses activités au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé[1] ainsi que des autres lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels (collectivement désignés, la « Loi »), notamment ceux relatifs à l’identité, à la santé, à la situation sociale ou familiale, à l’emploi, aux renseignements de nature financière, à la formation ou à l’éducation des individus concernés (ci-après : un « Renseignement personnel »).
La personne responsable de l’application de la présente politique est le responsable de la protection des renseignements personnels de l’Organisme qui a été désignée par écrit :
Noémie Morin, [email protected]
(ci-après : le « Responsable de la protection des renseignements personnels »)
Mesures de sécurité
Les Renseignements personnels sont protégés par l’Organisme de façon conforme à la Loi et selon les pratiques généralement reconnues.
L’Organisme protège les Renseignements personnels qu’il détient dès leur collecte, pendant leur détention, lors de leur communication ainsi qu’au moment de leur destruction.
Collecte
L’Organisme respecte le critère de nécessité lorsqu’il recueille des Renseignements personnels. Ainsi, il ne collecte que ceux qui sont requis, et non simplement utiles à ses activités.
Il est possible que l’Organisme recueille des Renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer du profilage. Le cas échéant, il respecte les dispositions des Loi applicables et en informe la personne concernée. Il donne également à cette dernière l’opportunité de consentir à l’activation de ces fonctions et de les désactiver.
Advenant que l’Organisme doive collecter un Renseignement personnel de nature sensible au sens de la Loi, il obtient le consentement exprès de la personne concernée et respecte les autres dispositions particulières prévues concernant ce type de renseignement, notamment en ce qui a trait à leur protection accrue.
Utilisation
L’Organisme fait preuve de transparence lorsqu’il divulgue les fins pour lesquelles il recueille des Renseignements personnels et il veille à ce que les principes en matière de consentement prévus à la Loi soient respectés.
L’Organisme utilise les Renseignements personnels aux fins pour lesquelles il les a recueillis. Dans le cas contraire, il obtient un consentement conforme auprès de la personne concernée ou il s’assure qu’une exception est prévue dans la Loi et applicable à l’utilisation visée.
L’Organisme procède à une évaluation des facteurs à la vie privée (EFVP) dans les cas prévus par la Loi et il utilise les outils disponibles en la matière qui doivent être consultés par le Responsable de la protection des renseignements personnels.
Communication
L’Organisme peut également partager des Renseignements personnels avec certains tiers, dans les limites de la Loi, notamment à ses fournisseurs et partenaires.
L’Organisme peut communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment à des fins de sous-traitance ou de traitement. Le cas échéant, il respecte les conditions de la Loi et il procède à une évaluation des facteurs à la vie privée (EFVP).
Lorsque la Loi exige une entente écrite avant de communiquer un Renseignement personnel à un tiers ou hors de la province de Québec, l’Organisme respecte les dispositions applicables, notamment celles à l’effet que les renseignements doivent être protégés adéquatement.
La personne concernée par un Renseignement personnel peut retirer son consentement à sa communication ou à son utilisation par l’Organisme. Les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés par l’Organisme pourraient, dans ce cas, être compromises.
Conservation et destruction
L’Organisme ne conserve les Renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles il les a recueillis.
Les délais de conservation établis par l’Organisme ou par les lois applicables déterminent la période pendant laquelle l’Organisme conserve les Renseignements personnels.
La destruction des Renseignements personnels ou leur anonymisation est effectuée selon les pratiques généralement reconnues.
Si l’Organisme communique ou donne accès à des Renseignements personnels, notamment à ses administrateurs, il prend les moyens pour ceux-ci soient détruits conformément à la présente politique ou à la Loi.
Incident de confidentialité
Advenant un incident de confidentialité ou en cas de doute sur la survenance d’un tel incident, l’Organisme respecte son Plan de gestion des incidents.
L’Organisme prend les moyens pour mitiger le préjudice des personnes concernées par les Renseignements personnels touchés par l’incident.
L’Organisme procède à l’évaluation de l’incident de sécurité afin de déterminer si celui-ci doit être divulgué aux autorités compétentes et à la personne concernée, auquel cas il procèdera conformément à la Loi.
Les incidents de confidentialité sont documentés dans le registre des incidents de l’Organisme.
Questions, plaintes ou exercices de droits
Toute question ou plainte ou exercice d’un droit peut être adressé verbalement ou par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels de l’Organisme.
Sur réception d’une plainte, d’une question ou d’une demande d’exercice d’un droit, l’Organisme doit traiter la plainte dans un délai raisonnable suivant sa réception. Au besoin, l’Organisme peut effectuer une enquête afin d’obtenir davantage de détails la concernant.
La plainte, la question ou la demande d’exercice d’un droit est traitée de façon confidentielle.
[1] RLRQ c. P-39.1